監査通知書必要性

　実施については事前通知せず抜き打ちに行うものもありますが、多くの場合は被監査部門対し事前に通知します。通知することで、必要書類・データの用意や当該監査に対す責任者の出席を確実にできるからです。
　『監査通知書』の趣旨は、「いつ内部監査を行いますから、必要資料等の用意をお願いします」程度で、実際特別用意する書類も多くはありませんので、正直改めて書類にするのも面倒な感もあります。しかしながら、この「連絡がない」「通知した」は後々問題になる可能性が大きい場面でもあります。前述したように内部監査は「あら捜し」という悪いイメージもあり、担当者と被監査人との信頼関係を築く事が重要になります。

　これは、株式公開のために新たに内部監査制度を導入し、まだ社内に制度が浸透しない時点では特に重要になります。そこで事前に問題を防ぐ意味でも、数週間の通知はもちろんですが、前日等の口頭による再確認連絡も必要かもしれません。

事前通知のメリットとデメリット

　■メリット

• 監査の受け入れ態勢が整備され、円滑に効果的に実施が可能になる
• 業務活動への影響が少ない
• 監査に対する、無用な不信感や警戒感を与えない

　■デメリット

• 監査対象に対し、事前に整理・修正が行なわれ、日頃の常態が見れない
• 重要な事故や問題点が、隠蔽・改ざん、されるおそれがある

監査通知書具体例