迅速性が求められる月次決算

　月次決算は、迅速な経営判断の手段となるものでその迅速さが重要であり、年度決算に比しその精度よりも迅速性が求められますので、月次処理を迅速に行なうための創意工夫が常に求められます。

　例えば月次決算は、月末から翌月の10日程度までを中心に行なわれますが、できるだけこの時期に入る前に処理が可能なもの（毎月発生する取引・日々回ってくる伝票等）は処理を行い、前月で発見した課題や日々の業務の中での問題点や異常事項は解決しておきます。
　外部からの支払請求書や遠隔支店からの帳票等の到着が遅れてしまい、月次決算がなかなか確定できないという場合では、いったん概算金額を計上し翌月にその差額を修正するなどの対策も、迅速性を図るために有効となります。

　また、休日が各部門バラバラで日程調整が毎月難航していたり、連絡の行き違いが度々発生する場合などは、[年間スケジュール表]を前もって作成し、配布してしまうのも効果的です。

月次決算業務管理表

　前記したように月次決算の経理処理業務について、財務管理(経理・総務等)部内における連携は、迅速な処理を行なうには重要になりますが、その人数が多くなればなるほど連携を図るのは難しくなってきます。
　そこで、以前私が使用した『月次決算業務管理表』をご紹介します。
　その会社は管理部で10人近く在籍し、経理・総務・業務管理等の課があり月次決算を迅速かつ正確に行うにはこの全ての課の理解と協力が必要でした。ところが当初は月次決算の必要性に対する認知度は薄く（経理課長でさえ）なかなかうまく行かず、月次は翌月の終わりごろにやっと出来上がるという状況でした。

　何度か月次決算の必要性を話すことで、皆理解し月次決算作業への取り組みは意欲的になりましたが、他の業務も多くありスピードが伴いません。月次が終わった後で原因を話し合っても、どの作業が遅れているのかあやふやですし、特定の課や個人が遅れていることが原因でも指摘し難い感もありました。
　そこで下記の表をみんなの目の届く場所に貼り、その業務が終わったら日付と判子を押すことにしました。これでなら進行歩合も管理でき、後に誰が遅れたのか一目瞭然ですし、他人に指摘されなくても遅れた本人は自分の遅れを自覚し、次月以降改めるようになりました。

公開準備中・公開後にも管理部門強化は重要

　株式公開を目指す企業では、事業自体は順調で業績も右肩上がりで、製造・開発・営業等には人材が揃っている一方で、管理部門の人材が不足していることが多々あります。公開準備・公開後と一番負担が多く(申請書類作成・質問対応・内部体制整備・ＩＲ活動・財務書類作成等)なるのは管理部門であり、その質・量ともその強化は欠かせません。

　人材が不足している場合、公開準備作業に支障をきたし、公開時期が延びる場合もありますので、適正人員の確保は公開準備の早い段階で求められます。