受付態勢

　■目的

　受付は来場者が当日最初に接する場であり、その応対態度が会社の評価にもつながりますので、毅然とした態度で臨みながらも明るく丁寧な対応が求められます。
　受付事務の目的としては、�@株主資格の確認、非株主の入場規制�A議決権数の確認・集計�B出席状況の記録等になります。

　■担当者

　受付担当としては、一般に総務部門等が行ないますが、公開直後の会社や多数の株主が来場する可能性がある会社などは、証券代行機関等から応援も求める会社も多く有ります。

　■用意する物

　株主の氏名・持株数・議決権行使可能数・株主の住所等を記載した一覧表を作成しておき、総会出席株主が受付を通過する際に確認できるようにします。
　その他として、入場表(議決権行使書用紙等を持参しなかった株主の出席資格の確認手続用)・招集通知(参考書類)・筆記用具・みやげ品などが考えられます。

議決権の二重行使の排除

　議決権行使書または委任状を送付した株主が、株主総会の会場に現れた場合には、議決権行使書面による意思表示および委任状による委任の意思表示は撤回されたものとみなされます。そこで、受付で当該株主の議決権行使書または委任状に記載した賛否を確認し、これを集計から控除する必要があります。

出席株主数・議決権数の集計

　株主総会前日までに、到着した議決権行使書または委任状について、その議決権の個数、議案毎の賛否の数をあらかじめ集計しておく必要があります。
　この段階で定足数を満たし、かつ総議決権の個数に対して賛成の議決権の数が過半数または3分の2以上を占めてれば、総会当日の出席個数いかんにかかわらず、決議要件を満たしてしまうケースも多々有ります。
　その一方で近年は、安定株主比率の減少から、総会に出席する株主の議決権の個数を加算しなければ定足数を満たさない会社も増加しています。