株式公開準備室の主な業務

• 株式上場スケジュールの作成
• 上場基準の検討
• 主幹事・監査法人等の外部機関との対応
• 会計制度の整備
• 事業計画書の作成及び予算統制
• 会議体・社内規程・内部監査制度の整備
• 内部統制への対応
• 関係会社・利害関係者取引の整備
• 上場申請書類の作成
• 上場審査への対応
• 各部門間の調整・資料収集　など

参考：上場準備で苦労した作業は？：[アンケート結果(3)]

運営のポイント

　プロジェクトを成功させるためのポイントとして、以下の項目があげられます。

　■株式公開準備室の位置づけ

　プロジェクトを立ち上げた場合、通常既存の組織から独立して運営され、プロジェクト組織自体は既存の組織のどこかに位置づける必要があります。プロジェクトには『権威性』が必要であり、関連する部門に発言権がある位置に組織を置かなければ、その組織は機能しません。
　株式公開準備室の場合、全社に関わるものであり、組織上の位置づけを全社が統括できる上位にし権限を確保できる立場にするため、通常全社が統括できる社長直轄にします。もし、組織上の位置づけが低い場合は、各部署の協力を仰ぐ強制力が働かず意見調整もできず、身動きができなくなってしまいます。

　■実行計画の策定

　日常的な業務であれば、大半が繰り返しの業務であるため今までの経験で計画がなくても、大きな問題となることはあまりないかもしれません。しかし、株式公開準備は今まで経験をしたことのない前人未到の目標への挑戦です。この場合計画が曖昧ですと、試行錯誤が多くなり思わぬところで時間やコストを浪費してしまいます。
　そこで実行に入る前に計画を立て、計画と実際との『計画差異』が把握できるようにします。定期的に進捗の管理を行ない、計画と乖離しているものについては是正をすることで、目標達成を確実なものにします。
　また計画は、メンバーが目標に向かって効率よく動くためにも必要で、実行段階での行動基準となります。

　■ルールの明確化

　株式公開準備室では、いくつかの部署から集められることも多く、また外部の支援機関も関わってきますので、円滑な運営にはルールの明確化が必要になります。そこで計画の段階で、『責任と権限』『役割分担』などの運用ルールと『議事録』『連絡事項』などのフォーマットなどを決めておきます。

　■会議体

　会議(定例会・報告会等)の開催頻度・参加メンバー・会議の目的・報告内容・提出資料等を事前に決めておきます。これらの会議は、プロジェクトメンバーの良好なコミュニケーションを維持するためにも重要ですが、形骸化しないように留意することが必要です。

参考：【株式上場実務Navi】IPO専門家が語る[上場準備プロジェクト]